Integriteit is een fundamentele waarde voor WSM. Onze organisatie gaat op een correcte, transparante en eerlijke wijze om met haar financiële middelen. We onderhouden een respectvolle en gelijkwaardige relatie met de personen en organisaties in ons wereldwijde netwerk.
Om schendingen te voorkomen is het belangrijk binnen de eigen organisatie en netwerken bekend te maken hoe WSM werkmaakt van het vrijwaren van de integriteit.
Een voorbeeld daarvan was de presentatie van de integriteitsraadgever van WSM tijdens de startseminaries van het samenwerkingsprogramma in Burundi en DR Congo, waar alle partnerorganisaties aanwezig waren. Daardoor kon de raadgever ook nieuwe partnerorganisaties laten kennismaken met de wijze waarop WSM omgaat met integriteit. Daarop volgde een uitwisseling met de organisaties over het algemene kader, de rollen en wederzijdse verplichtingen en de te volgen procedures.
Aan het einde van het jaar kwamen de zes collega’s die de rol van meldpunt of klachtenmanager hebben in Afrika, Latijns-Amerika en Azië - en daarvoor een opleiding volgden - bij elkaar voor een onderling overleg en uitwisseling. Ze deelden uitdagingen waarmee ze te maken krijgen met elkaar en reflecteerden over zich de juiste vragen stellen rond integriteit. Zo zouden procedures in de toekomst kunnen worden herschreven.
Tot slot kunnen we melden dat we in 2022 geen klachten hebben ontvangen die hebben geleid tot een formele klachtenprocedure.
WSM draagt integriteit hoog in het vaandel. Onze organisatie gaat op een correcte, transparante en eerlijke wijze om met haar financiële middelen. We onderhouden een gelijkwaardige relatie met de personen en organisaties in ons netwerk.
In 2018 tekende WSM, samen met de andere NGO’s in België, een integriteitscharter. WSM engageert zich om de nodige maatregelen te treffen die preventie, detectie en reactie/sanctie mogelijk maken, in het geval van schending van de integriteit in het kader van onze activiteiten.
Het personeel van WSM tekende een Ethische Code waarbij waarden en normen worden benadrukt.
In 2021 ondernamen we de volgende stappen om onze engagementen binnen het Charter te respecteren:
We namen ‘integriteit’ op in de partnerconventies binnen het nieuwe programma 2022-2026.
Vanaf 2022 startten WSM en haar partnerorganisaties in Afrika, Azië, Latijns-Amerika en Caraïben een nieuw programma voor de periode 2022-2026. Bij zo’n programma horen conventies: samenwerkingsakkoorden tussen de partners enerzijds, en WSM anderzijds.
In de nieuwe conventies werden de artikels die traditioneel al verwezen naar integriteit explicieter uitgeschreven. Bijzondere aandacht ging naar de verplichtingen van zowel WSM als van de partnerorganisatie.
Binnen het kader van ons risicobeheer, dat een groot deel van onze financiële processen beslaat, bestaan strikte procedures die fouten of twijfels kunnen detecteren en corrigeren. De hierboven genoemde conventies vormen daar een onderdeel van. Transparantie is voor alle partijen een grond voor vertrouwen.
We gingen het gesprek aan over integriteit met de partners in de verschillende continenten. De reacties waren zeer positief: de wil om samen over integriteit te waken, werd vanuit alle organisaties en partners expliciet uitgedrukt.
We herbekeken de procedures zodat iedereen vlot Integriteitsvragen kan stellen of -klachten kan indienen. Jaarlijks worden de mechanismen of procedures om vragen, zorgen of klachten op te vangen herbekeken en indien nodig bijgeschaafd of geherformuleerd. Vier specifieke rollen werden aan collega’s toevertrouwd. Om die rol op een degelijke manier uit te voeren, volgden zij een vorming. Het betreft de rollen van ‘meldpunt’ in de continenten, van ‘klachtenmanager’ en ‘raadgever integriteit’ in België. Onze kwaliteitsmedewerker waakt erover dat de processen rond integriteit evolueren indien nodig.
Wanneer collega’s binnen WSM van functie veranderen, worden ook rollen doorgeschoven. Zo benoemden we in West-Afrika een nieuw ‘meldpunt’, nadat de Continentale Coördinator West-Afrika Adjunct –Directeur Programma’s werd in Brussel. De nieuwe Continentale Coördinator voor Latijns-Amerika en de Caraïben neemt de rol als ‘meldpunt’ voor deze regio op. In Brussel bracht de benoeming van de Adjunct Directeur Organisatie met zich mee dat zij haar rol als klachtenmanager moest doorgeven aan een collega die geen deel uitmaakt van de directie.
Meldpunten worden gekozen op basis van een functie. Tot nu toe is 75 procent van de personen die een rol opnemen als ‘meldpunt’ man. Het riep de volgende vraag op: ‘Wat als slachtoffers van zaken zoals machtsmisbruik of seksisme drempelvrees ondervinden om met een (mannelijke) collega contact op te nemen?’ Om dit te voorkomen krijgen vrouwelijke collega’s in de continentale kantoren van WSM een vorming om de rol als bijkomend ‘meldpunt’ op te nemen, zodat vragen, zorgen of klachten over schendingen, die binnen het kader van de activiteiten van het programma gebeuren, ook aan hen kunnen worden gericht. Daarmee hopen we de weg voor eventuele slachtoffers te faciliteren.
Klachten in 2021
En dat is het goede nieuws. In 2021 ontvingen wij geen klachten die leidden tot een officiële klachtenprocedure.
WSM draagt integriteit hoog in het vaandel. Onze organisatie gaat op een correcte, transparante en eerlijke wijze om met haar financiële middelen. We onderhouden een respectvolle relatie met de personen en organisaties in ons netwerk. Om dat formeel aan te tonen ondernamen we de voorbije jaren een aantal stappen, die wij vandaag graag met u delen.
Wat is integriteit?
Eerlijk, betrouwbaar, ter goeder trouw, rechtschapen, respectvol … Het woord Integriteit heeft minstens 19 verschillende definities. Maar wanneer je integriteit linkt aan organisatie, of ngo, dan krijgt het woord een specifieke betekenis en komen twee belangrijke aandachtspunten naar voor. Het omgaan met de ter beschikking gestelde financiële middelen enerzijds; subsidies zijn afkomstig van de belastingbetaler, het transparant omgaan met financiële middelen is daarom een belangrijke vereiste. De interpersoonlijke integriteit of het bewaken en garanderen van de morele en fysieke integriteit van personen, anderzijds.
Een Belgisch integriteitscharter
Naar aanleiding van enkele internationale schandalen in 2018, groeide bij Belgische ngo’s en organisaties die werken met overheidsmiddelen de nood om op een formele manier de integriteit aan te tonen. Alle Belgische ngo’s en organisaties ondertekenden daarom een integriteitscharter. Hiermee tonen zij officieel aan ter goeder trouw, transparant, respectvol en eerlijk te handelen. Met de ondertekening van dat charter, engageert iedere organisatie zich tot het uitvoeren en naleven van tien specifieke werven. De sector beantwoordt met het charter ook de vraag van de Belgische overheid naar transparantie en éénduidigheid.
Een geruststellende vaststelling
Vele ngo’s, waaronder WSM, voldoen al aan de meeste punten in het charter. WSM hanteert bijvoorbeeld heldere en structurele mechanismen voor risicobeheer. Hiermee kunnen wij een correct financieel beheer dat aan de hoogste normen voldoet, garanderen. Het meermaals per jaar opvolgen van onze samenwerkingsverbanden, stelt ons in staat tijdig risico’s in te schatten. We staan dan ook voor de volle 100 procent achter het charter en beschouwen het als een manier om onze bestaande engagementen ook officieel aan te tonen.
Gezette stappen
De verschillende werven van het Belgisch integriteitscharter vereisen een aantal specifieke stappen. We geven een overzicht van de ondernomen acties.
Een belangrijke werf was de opmaak van een Ethische Code. Wij onderwierpen onze bestaande integriteitsdocumenten en -procedures aan een kritische doorlichting en voerden waar nodig een actualisering door.
Een tweede stap was het aanduiden en opleiden van een integriteitsklachtenmanager en -raadgever. Je kan bij hen terecht met vragen of om een integriteitsschending te melden. Daarnaast richtten wij in ieder continent een meldpunt in, want ook voor de organisaties waarmee WSM samenwerkt, geldt integriteit als wederkerige samenwerkingsvoorwaarde.
Bovendien bespraken wij met onze externe vertrouwenspersoon expliciet de werven en verantwoordelijkheden wat betreft integriteit.
Engagementen op papier
De personeelsploeg van WSM wordt tijdens personeelsvergaderingen regelmatig op de hoogte gehouden van de stappen die WSM zet op het vlak van integriteit. Ieder personeelslid verklaart zich akkoord met de waarden en normen van WSM, en ondertekent daartoe een overeenkomst.
Bij de start van het nieuwe vijfjarenprogramma in 2022 voorzien we een conventie voor iedere organisatie waarmee we samenwerken. Daarin zullen alle partijen zich akkoord verklaren met de wederkerige plichten en integriteitsmechanismen van WSM. Dit betekent natuurlijk niet dat wij tot 2022 wachten om een officieel integriteitsengagement van de met ons verbonden organisaties te krijgen. In 2020 voegden we een addendum toe aan de lopende overeenkomsten, die WSM en al haar partners ondertekenden.
Alle engagementen zijn wederkerig. WSM werkt immers volgens het principe van gelijkwaardige partnerschappen. Als lerende organisatie willen we valkuilen en misverstanden als gevolg van verschillende culturele contexten vermijden. Daarom zullen we de komende jaren voortbouwen aan een constructieve dialoog met alle organisaties in ons netwerk.
Iedereen kan melding maken van een integriteitsschending
Men kan daarvoor terecht bij onze integriteitsklachtenmanager, onze integriteitsraadgever óf bij een meldpunt in de continenten. Meldingen zijn welkom per brief of via e-mail.
Vanaf de ontvangst van de melding tot en met de eventuele indiening van een formele klacht volgen wij een duidelijke en vooraf vastgelegde procedure. De WSM-integriteitsklachtenmanager volgt de verschillende stappen op en geeft de opdracht tot een audit aan een bevoegde instantie, wanneer extra onderzoek noodzakelijk blijkt.
Transparante communicatie
De komende jaren zal WSM zo goed mogelijk communiceren rond het eigen integriteitsbeleid. We beperken ons daarbij niet tot de overheid waaraan we rapporteren, we zullen ook onze stakeholders, sympathisanten en donateurs informeren over de stappen die we zetten.
